על דבר אחד אין ויכוח: אתם רוצים להפיק כנס שלא רק ייהנו ממנו, אלא גם ידברו עליו. ועל מה אולי יש ויכוח? על אסטרטגיית הפקת הכנס בדרך אל המטרה שלכם.
5 המ"מים יסייעו לכם עם הפקת כנס מקצועי
יתכן שכבר שמעתם על חמש המ"מים, אך ככל הנראה השיטה לא עלתה לראש כשחשבתם לעצמכם: "איך מתחילים לארגן הפקה של כנס מקצועי?". אנו מצאנו שהיצמדות אליה מספקת מענה נרחב ואיכותי המעניק בסיס מצוין להפקת כנס. אז שנצא לדרך?
- מה – מהו הערך/מסר שאתם רוצים לספק/להעביר לקהל שלכם? שאלה זו דורשת מכם להעמיק בנושא ומהות הכנס וזוהי מטרתה. לא מספיק להגדיר "אני רוצה להפיק כנס רפואי", אלא שעליכם להגדיר את הדברים הבאים: באילו נושאים יעסוק הכנס, אילו מרצים מוערכים-אקטואליים יהיה נכון להביא, עם אילו תובנות תרצו שהאורחים יצאו מהכנס וכן הלאה.
- מי – מיהו הקהל שלכם, או במילים פשוטות: מי אתם רוצים שיגיע לכנס שלכם? הגדרת קהל היעד היא MUST, וחשוב להגדירו בשלבים מוקדמים ככל הניתן. בגדול, ככל שתדייקו יותר את מאפייני הקהל, כך סיכויי ההרשמה ושביעות הרצון של הנרשמים, עולים. לדוגמא: במידה שאתם עורכים כנס רפואי, נסו להבין למי הוא באמת מיועד: מתמחים או רופאים, האם הכנס מיועד לכל אנשי הרפואה או רק לרופאים שהתמחותם היא X וכן הלאה.
- מדוע – מדוע אתם רוצים להפיק כנס? העמקה בשאלה ז תוביל אתכם לפתרונות שיעניקו לכם בידול וייחדו את האירוע העסקי שלכם.
- מתי – קבעו תאריך שישרת את המטרה העיקרית שלכם: הרשמה. בין היתר, בדקו כי אין כנסים דומים (הפונים לאותו קהל יעד) בטווח של כמה חודשים. טוב לדעת: במידה שמרבית הנרשמים צפויים להגיע מארגון / מקום עבודה ספציפיים, תאמו מראש את התאריך עם מנהלי משאבי האנוש. כלומר, אל תציבו בפניהם את תאריך האירוע כעובדה, אלא התאימו אותו לאילוציהם.
- מקום – במהלך הפקת כנס, תצטרכו לקבל החלטה היכן לערוך אותו. והנה עובדה שצריך לקחת בחשבון: המקום בו יערך הכנס ישפיע על אחוזי ההרשמה. בחרו באולם כנסים מעוצב, מאובזר ועם גישה קלה שיעודד הרשמה.
מחפשים אולם לכנסים להשכרה? דברו איתנו!
