הפקה של כנסים זו מומחיות ולכן חשוב לבחור לצורך עריכה של כנס מקצועי בחברה ייחודית בעלת ידע וניסיון רב בתחום זה.
קבלת המלצות
כל חברה ללא קשר לתחום העיסוק שלה, אם מדובר בחברה תעשייתית, נותני שירות, מקצועות חופשיים ועוד, מעוניינת לבצע מעת לעת כנסים שאליה יגיעו עובדים, קולגות, בעלי עניין, ספקים ועוד. לכן חשוב לקבל המלצה מעסקים אחרים אשר ערכו כנסים עסקיים שונים והיו מרוצים מהתפעול של חברת ההפקות ולכן ממליצים עליה.
ידע בניהול כנסים ארציים ובין לאומיים
הפקת כנסים אינם עניין של מה בכך הם מעניקים תואר של כבוד ויוקרה לחברה שהזמינה אותם ולכן קיימת חשיבות רבה לבחור צוות מוביל שהוא בעל ידע רב. מנהלי החברה יבצעו סיעור מוחות שם צוותי חברת ההפקה כדי להגדיר את מטרת הכנס, לקבוע יעדים, לציין את הנקודות החשובות ביותר, לתאם את לוחות הזמנים ואת צורת ההתנהלות, כמו לדוגמה הרצאה של המנכ"ל, מצגת של תוכנה חדשה ועוד.
רעיונות מקוריים
המטרה של מארגני הכנס היא לסחוף את הקהל כדי שיגיעו לכנס, צריך להיות גימיק שידרבן את אישורי ההגעה שלהם ואת העובדה שהם יישארו מתחילת הכנס ועד סופו. מארגני ההפקה יוצרים טיזרים כמו הופעה מיוחדת, הדגמה יוצאת דופן או כל פעולה אחר שמתאימה לנושא שעליו החליטה החברה המארגנת.
אירוח משלחות בין לאומיות
בכנסים שמגיעים אליהם גם נציגים מארצות שונות מעבר לים, חשוב לשכור את שירותיה של חברת הפקות אשר יש לה קשרים ומיומנות באירוח משלחות בין לאומיות, כמו שתמצאו באתר של קלידוסקופ אירועים. הצוותים מעניקים להם חווית שהייה בישראל מרגע הנחיתה, דרך בתי המלון המעולים, ההשתתפות בכנסים וכל ההתנהלות סביב הצרכים שלהם עד ההמראה שלהם בחזרה.
